Vai oltre la registrazione e il ROI per misurare se i tuoi partecipanti hanno raggiunto i loro obiettivi.
La registrazione e il ROI sono indicatori importanti di come è andato un evento, ma non danno il quadro completo. Ciò che deve essere aggiunto è quanto sono soddisfatti i partecipanti con l’evento. Tuttavia, misurare la soddisfazione dei partecipanti è davvero difficile. Un sondaggio con “Come ti è piaciuto l’evento” o “L’evento ha avuto successo per te” tocca solo la superficie di queste domande. È necessario approfondire questo argomento.
Per ottenere la più chiara comprensione dell’efficacia di un evento per i partecipanti, l’evento deve essere misurato spesso e da diverse angolazioni. Ciò avviene in diverse fasi e con diversi strumenti.
- Durante l’evento
- Subito dopo l’evento
- Sei mesi dopo l’evento
Gli strumenti principali per misurare la soddisfazione dei partecipanti sono:
- Un software per la gestione degli eventi
- Un sondaggio sugli eventi
Un software di gestione degli eventi è un must per un evento virtuale. Gli organizzatori di eventi non sono più presenti fisicamente a un evento. Non è possibile camminare tra la folla durante l’evento e assicurarsi che i partecipanti siano felici. Invece, ora è seduto davanti a un computer e monitora l’attività per assicurarsi che i partecipanti siano soddisfatti.
Monitoraggio durante l’evento virtuale
Pertanto è necessario monitorare l’evento. Il giusto software di gestione degli eventi consentirà a un organizzatore di eventi di avere una panoramica delle riunioni pianificate da svolgere, vedere se i partecipanti sono online per partecipare alla riunione pianificata e messaggi inviati tra i partecipanti.
Le valutazioni misurabili delle riunioni potrebbero essere:
- Se un incontro ha avuto luogo effettivamente
- Mancanza di interesse tra le parti della riunione
- Non sono previsti ulteriori contatti dopo la riunione
- È stato molto istruttivo ma nessuna collaborazione pianificata
- Possibilità di collaborazione
- Cooperazione già concordata
Un’altra metrica importante da tenere d’ occhio durante l’evento sono le connessioni che i partecipanti fanno con gli sponsor. Ad esempio la quantità di riunioni organizzate, il coinvolgimento della pagina e la partecipazione alle sessioni di conversazione guidate dallo sponsor.
Se un organizzatore di eventi sta monitorando la piattaforma di gestione degli eventi durante l’evento e vedendo che i partecipanti non riescono a connettersi, può cambiarla. Possono lavorare nel back-end per comunicare con il partecipante e fargli sapere che il partner della riunione non è in linea e incoraggiarli a cercare un’altra riunione. Ciò consente a un gestore di eventi di avere più influenza sulla soddisfazione dei partecipanti per gli eventi virtuali mentre stanno accadendo.
Misurazione subito dopo l’evento virtuale
I dati di cui sopra possono essere eseguiti e analizzati durante l’evento e subito dopo, tuttavia uno strumento non catturerà la complessità della soddisfazione dei partecipanti. Questo è il motivo per cui dovrebbe essere utilizzata una seconda forma di misurazione. Ad esempio, un sondaggio post-evento virtuale può acquisire domande aggiuntive per un quadro più completo del successo dell’evento.
Un sondaggio post evento virtuale non deve essere preso alla leggera. È necessario riflettere molto sulle domande. Sebbene guardare SurveyMonkey Post Event Feedback Survey sia un punto di partenza per le migliori pratiche del sondaggio, le domande non sono abbastanza su misura per un evento virtuale unico. Più considerazione viene posta in un sondaggio post-evento virtuale, più significativo sarà.
Quando crei un sondaggio post evento virtuale, ricorda queste best practice:
- Mantieni il sondaggio breve. Non più di 2-5 minuti
- Meno di 10 domande è l’ideale
- La prima domanda dovrebbe essere ampia, di facile risposta e la domanda più importante a cui rispondere
- Rendi le domande chiare, concise e brevi
- Invia il sondaggio da 12 a 24 ore dopo l’evento, quando tutti sono più entusiasti dell’evento
Misurare diversi mesi dopo l’evento virtuale
Misurare la soddisfazione dei partecipanti mesi dopo l’evento è un passo molto prezioso. Ad esempio, sei mesi dopo l’evento, i partecipanti saranno in grado di fornire un feedback definitivo all’organizzatore dell’evento. Un sondaggio e-mail inviato per chiedere se i partecipanti hanno stabilito connessioni preziose ea lungo termine dall’evento ospitato sarebbe una solida informazione. È chiaro che i partecipanti hanno raggiunto i loro obiettivi di networking durante l’evento.
La registrazione e il ROI sono sempre stati misurabili per gli eventi. Tuttavia, con l’inizio degli eventi virtuali e del software di gestione degli eventi, la soddisfazione dei partecipanti può essere misurata in modo più preciso rispetto a prima. Con chiare definizioni del fatto che un partecipante abbia trovato utili o meno le riunioni individuali, qualcosa che ha soddisfatto i propri obiettivi, un organizzatore di eventi avrà maggiori possibilità di comprendere il vero successo di un evento.
Xarena è un software di gestione degli eventi all-in-one che incorpora più strumenti nella sua piattaforma per misurare il successo di un evento virtuale, ibrido o fisico.